ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

1.1. Ця Політика конфіденційності визначає загальні правила збирання, використання, зберігання, передачі, оприлюднення, захисту та іншої обробки персональних даних фізичних осіб ГРОМАДСЬКОЮ СПІЛКОЮ "НАЦІОНАЛЬНИЙ ФЕСТИВАЛЬ "КОД НАЦІЇ" (далі — Організатор) під час користування офіційними вебсайтами, електронними формами, особистими кабінетами, інформаційними системами та іншими цифровими сервісами Організатора, а також під час участі у конкурсах, тестуваннях, олімпіадах, освітніх, культурних, благодійних та інших заходах і проєктах Організатора.

1.2. Політика застосовується до відвідувачів сайтів, заявників, учасників, замовників додаткових послуг і продукції, підписників інформаційних розсилок, керівників або наставників учасників, законних представників неповнолітніх, одержувачів відправлень, осіб, які звертаються до Організатора, та інших фізичних осіб, персональні дані яких Організатор правомірно отримує у зв’язку зі своєю діяльністю.

1.3. Якщо для конкретного заходу затверджено Положення, Регламент, Договір публічної оферти або окрему форму інформування про обробку персональних даних, такі документи застосовуються разом із цією Політикою та можуть уточнювати склад даних, мету, строки, способи обробки або публікації для відповідного заходу.

1.4. Політика розроблена з урахуванням Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних», Закону України «Про інформацію», Закону України «Про електронну комерцію» та інших застосовних нормативно-правових актів. Якщо до окремої операції з даними підлягають застосуванню інші обов’язкові норми, Організатор дотримується їх у відповідній частині.

1.5. Організатор не продає персональні дані та не передає їх третім особам для їхнього самостійного маркетингу. Передача даних допускається лише за наявності правової підстави та в обсязі, необхідному для конкретної законної мети.

2.1. Володільцем персональних даних у значенні Закону України «Про захист персональних даних» є ГРОМАДСЬКА СПІЛКА "НАЦІОНАЛЬНИЙ ФЕСТИВАЛЬ "КОД НАЦІЇ".

2.2. Код за ЄДРПОУ: 44991643.

2.3. Місцезнаходження: Україна, 61003, Харківська обл., м. Харків, майдан Конституції, будинок 1, офіс 44-20.

2.4. Електронна пошта для питань щодо персональних даних: info@kod-natsii.com.

2.5. Номер телефону: +380931775739.

2.6. Окремі треті особи, з якими користувач вступає у самостійні правовідносини — зокрема надавачі платіжних послуг, оператори поштового зв’язку або благодійна організація, на користь якої здійснюється окрема пожертва, — можуть бути самостійними володільцями персональних даних у межах власної діяльності та обробляти дані відповідно до своїх документів про конфіденційність.

3.1. Організатор обробляє лише ті дані, які є адекватними, релевантними та не надмірними стосовно визначеної мети обробки. Конкретний склад залежить від сервісу, заходу та дій особи.

3.2. Ідентифікаційні дані: ім’я, прізвище, по батькові (якщо надається), дата народження або вік, вікова категорія, інші відомості, необхідні для однозначної ідентифікації учасника чи одержувача результату.

3.3. Контактні дані: адреса електронної пошти, номер телефону, адреса або відділення доставки, інші контакти, які особа добровільно зазначає у формі чи зверненні.

3.4. Дані про участь у заході: обрана подія, номінація, категорія, назва або ідентифікатор роботи, файли та посилання, конкурсні бали, оцінки за критеріями, статус, місце, результати перевірок, службова історія заявки, коментарі та інші дані, необхідні для адміністрування участі.

3.5. Дані про пов’язаних осіб: відомості про законного представника неповнолітнього, керівника, наставника, контактну особу, одержувача відправлення або іншу особу, якщо їх зазначення передбачено умовами конкретного заходу чи замовлення.

3.6. Дані замовлення та розрахунків: склад замовлення, сума, статус оплати, ідентифікатор транзакції, дані для персоналізації, реквізити доставки та відомості, необхідні для бухгалтерського, податкового та іншого обов’язкового обліку. Дані платіжної картки, як правило, вводяться безпосередньо в захищеному інтерфейсі надавача платіжних послуг; Організатор отримує лише ті відомості про платіж, які потрібні для підтвердження та обліку операції.

3.7. Технічні дані: IP-адреса, дата і час доступу, тип пристрою та браузера, технічні журнали, ідентифікатори сесій, cookies, параметри безпеки, дані про помилки та інша технічна інформація, необхідна для роботи, захисту та діагностики сервісів.

3.8. Дані комунікації: зміст листів, звернень, заяв, скарг, відповідей, файлів і контактних даних, які особа надсилає Організатору через електронну пошту, форми, телефон або інші канали зв’язку.

3.9. Організатор не має на меті систематично збирати спеціальні категорії персональних даних, якщо це не є об’єктивно необхідним і прямо не передбачено законом або умовами конкретного процесу. Просимо не включати до конкурсних робіт, звернень чи форм зайву інформацію про здоров’я, політичні або релігійні переконання, інтимне життя чи інші чутливі відомості, якщо це не потрібно для законної мети.

4.1. Для реєстрації, приймання та адміністрування заявок на участь у заходах Організатора.

4.2. Для ідентифікації заявника та учасника, перевірки вікової або іншої категорії, виявлення дублювань і технічних помилок, перевірки дотримання Положення або Регламенту.

4.3. Для забезпечення оцінювання конкурсних робіт, взаємодії з членами конкурсної комісії, розрахунку балів, формування рейтингу та визначення результату відповідно до правил конкретного заходу.

4.4. Для оприлюднення результатів у передбаченому цією Політикою, Положенням та Договором публічної оферти обсязі.

4.5. Для комунікації з заявниками, учасниками, замовниками та іншими особами щодо перебігу заходу, технічних питань, результатів, замовлень, доставки, звернень та інших пов’язаних питань.

4.6. Для формування, персоналізації та надання електронних і друкованих дипломів, подяк, витягів, рецензій, сувенірної, нагородної, пам’ятної та іншої продукції.

4.7. Для приймання та обліку оплат за добровільно замовлені додаткові послуги і продукцію, виконання бухгалтерських, податкових та інших обов’язків, установлених законом.

4.8. Для організації доставки, комплектування та повторного відправлення фізичної продукції.

4.9. Для розгляду звернень, претензій, запитів суб’єктів персональних даних, захисту прав та законних інтересів Організатора й інших осіб, документування юридично значущих дій.

4.10. Для забезпечення працездатності, інформаційної та кібербезпеки сайтів і систем, запобігання шахрайству, зловживанням, несанкціонованому доступу, атакам і технічним інцидентам.

4.11. Для ведення внутрішньої статистики та аналітики. Коли мету можна досягти без ідентифікації особи, Організатор прагне використовувати знеособлені або агреговані дані.

4.12. Для надсилання новин про майбутні заходи, проєкти та важливі повідомлення — лише якщо особа окремо підписалася на таку комунікацію або інша правова підстава прямо передбачена законом. Від підписки можна відмовитися у будь-який час.

5.1. Організатор обробляє персональні дані лише за наявності однієї або кількох правових підстав, передбачених законодавством України.

5.2. Згода суб’єкта персональних даних — зокрема для окремих добровільних цілей, де така згода є належною правовою підставою, наприклад підписки на інформаційні повідомлення або окремого оприлюднення матеріалів поза обсягом, необхідним для проведення заходу.

5.3. Укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт даних, правочину на його користь або здійснення заходів, що передують його укладенню на вимогу суб’єкта, — зокрема для участі, оформлення замовлень, персоналізації, оплати та доставки.

5.4. Виконання обов’язку Організатора, передбаченого законом, — зокрема у сфері бухгалтерського, податкового, фінансового обліку, захисту прав споживачів, реагування на належні запити компетентних органів та зберігання документів у встановлених випадках.

5.5. Захист законних інтересів Організатора або третьої особи, якщо основоположні права і свободи суб’єкта даних не переважають такі інтереси, — зокрема для забезпечення безпеки систем, запобігання шахрайству, захисту від претензій, документування порушень правил та забезпечення стабільної роботи сервісів.

5.6. Інші підстави, прямо передбачені законом. Якщо обробка ґрунтується на згоді, її відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання, та не припиняє обробку, яка після відкликання має іншу належну правову підставу.

6.1. Частина заходів Організатора відкрита для неповнолітніх учасників. У такому випадку обсяг і порядок подання даних визначаються Положенням, Регламентом та формою конкретного заходу з урахуванням віку учасника і вимог законодавства.

6.2. Якщо заявку або замовлення в інтересах неповнолітнього подає повнолітня особа, така особа підтверджує, що є законним представником або має іншу належну правову підставу та необхідні повноваження для передачі даних Організатору і вчинення відповідних дій.

6.3. Якщо заявник передає Організатору персональні дані керівника, наставника, законного представника, одержувача, співавтора, особи, зображеної чи записаної у творчій роботі, або іншої третьої особи, заявник відповідає за наявність законної підстави для такої передачі та, коли це необхідно, за отримання належної згоди.

6.4. Якщо Організатор дізнається, що дані неповнолітньої або іншої особи були передані без належної правової підстави, він може обмежити їх обробку, запросити підтвердження повноважень, виправити або видалити дані в обсязі, передбаченому законом та фактичними обставинами.

7.1. Доступ до персональних даних отримують лише ті працівники, члени конкурсних комісій, підрядники та інші залучені особи, яким такий доступ об’єктивно необхідний для виконання визначених функцій.

7.2. Для проведення оцінювання членам конкурсної комісії надається мінімально необхідний обсяг інформації. Якщо правила конкретного заходу передбачають «сліпе» оцінювання, ідентифікаційні дані учасника приховуються від експертів настільки, наскільки це технічно та організаційно можливо.

7.3. Організатор може залучати постачальників хостингу, хмарного зберігання, електронної пошти, повідомлень, технічної підтримки, розробки та адміністрування інформаційних систем. Такі особи отримують доступ лише в обсязі, необхідному для надання відповідної послуги.

7.4. Для виконання платних замовлень дані можуть передаватися надавачам платіжних послуг, банкам, бухгалтерським або фіскальним сервісам, друкарням, виробникам і персоналізаторам продукції, операторам поштового зв’язку та логістичним партнерам.

7.5. Організатор може передати дані державним органам, судам, правоохоронним або іншим уповноваженим суб’єктам, якщо це прямо вимагається законом, здійснюється на підставі належного запиту або є необхідним для захисту законних прав та інтересів у передбаченому законом порядку.

7.6. Добровільні благодійні пожертви на користь БЛАГОДІЙНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ "БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД "ВІДСОТОК НЕБАЙДУЖИХ" або іншого благодійного партнера є окремими правовідносинами. Якщо особа здійснює пожертву безпосередньо на користь такого партнера, обробка платіжних і пов’язаних даних може здійснюватися відповідним партнером і надавачем платіжних послуг як самостійними суб’єктами.

7.7. Якщо технічний постачальник використовує інфраструктуру за межами України, передача або доступ до даних здійснюються лише за наявності правової підстави та з урахуванням застосовних вимог до транскордонної обробки й захисту персональних даних.

8.1. Для належного оголошення та підтвердження результатів Організатор може оприлюднювати ім’я та прізвище Учасника, назву або ідентифікатор Предмета оцінювання, номінацію, вікову категорію, конкурсне місце, статус, бали та інші відомості, безпосередньо необхідні для публічного підтвердження результату відповідно до Положення та Договору публічної оферти.

8.2. Контактні дані, адреса доставки, платіжна інформація, внутрішні службові коментарі та інші дані, не потрібні для оголошення результату, не публікуються без окремої законної підстави.

8.3. Конкурсні роботи або їх фрагменти можуть використовуватися Організатором для організації, документування, архівування та інформаційного висвітлення заходів у межах прав і дозволів, визначених Договором публічної оферти, Положенням та законодавством про інтелектуальну власність і персональні дані.

8.4. Якщо робота містить зображення, голос, історію, листування чи інші персональні дані третіх осіб, заявник повинен переконатися, що має належну правову підставу для їх включення до роботи та її подання. Організатор може відмовитися від публікації або обмежити її, якщо обсяг прав на матеріал є недостатнім або існує ризик порушення прав третіх осіб.

8.5. Результати минулих заходів можуть зберігатися в публічному архіві як частина документування діяльності Організатора, якщо це не суперечить закону, умовам відповідного заходу та обґрунтованим правам суб’єкта персональних даних.

9.1. Сайти Організатора можуть використовувати cookies, локальне сховище браузера, технічні ідентифікатори та журнали подій для підтримання сесії, авторизації, безпеки, збереження налаштувань, коректної роботи форм, запобігання зловживанням і технічної діагностики.

9.2. Необхідні технічні cookies використовуються в межах, потрібних для роботи та безпеки сервісу. Якщо на конкретному сайті застосовуються необов’язкова аналітика, сторонні статистичні, рекламні або подібні технології, інформація про них та доступні налаштування мають бути доведені до користувача у відповідному інтерфейсі або повідомленні про cookies.

9.3. Користувач може керувати cookies через налаштування браузера. Вимкнення необхідних cookies може призвести до некоректної роботи авторизації, особистого кабінету, форм або інших функцій сайту.

9.4. Організатор може використовувати знеособлені або агреговані статистичні дані для аналізу навантаження, покращення інтерфейсу, виявлення технічних проблем і розвитку сервісів, якщо такі дані не дозволяють ідентифікувати конкретну фізичну особу.

10.1. Персональні дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для досягнення мети їх обробки, завершення відповідного заходу або замовлення, виконання обов’язкових вимог законодавства, вирішення звернень і спорів та захисту законних прав та інтересів.

10.2. Дані участі можуть зберігатися протягом строку, необхідного для проведення оцінювання, оголошення та перевірки результатів, розгляду звернень і формування архіву заходу. Публічно оприлюднені результати можуть зберігатися довше як частина історичного архіву Організатора, якщо відсутні законні підстави для їх видалення або обмеження доступу.

10.3. Дані про платежі, первинні документи, бухгалтерські та податкові відомості зберігаються протягом строків, установлених законодавством. Дані доставки та замовлень зберігаються протягом строку виконання замовлення і надалі — у межах строків, необхідних для обліку, гарантійних питань, претензій та захисту прав.

10.4. Дані підписки на інформаційні повідомлення обробляються до відкликання згоди, відписки або припинення відповідної розсилки, якщо інша правова підстава не передбачає подальшого зберігання окремих технічних записів.

10.5. Після відпадіння мети та правових підстав дані видаляються, знищуються або знеособлюються, якщо закон не вимагає їх подальшого зберігання.

10.6. Організатор застосовує організаційні та технічні заходи захисту, пропорційні характеру даних і ризикам, які можуть включати розмежування прав доступу, автентифікацію, журналювання, резервне копіювання, захищене передавання даних, оновлення програмного забезпечення, обмеження доступу підрядників та інші засоби інформаційної безпеки.

10.7. Жоден спосіб передавання або зберігання інформації не може гарантувати абсолютну безпеку. У разі виявлення інциденту Організатор вживає розумних заходів для його локалізації, мінімізації наслідків, відновлення захисту та, коли цього вимагає закон, належного інформування відповідних осіб або органів.

11.1. Суб’єкт персональних даних має права, передбачені статтею 8 Закону України «Про захист персональних даних», зокрема право знати про джерела збирання, місцезнаходження, мету обробки та володільця персональних даних; отримувати інформацію про умови доступу та третіх осіб, яким передаються дані; мати доступ до своїх персональних даних; отримувати інформацію про те, чи обробляються його дані та їх зміст.

11.2. Суб’єкт має право пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки даних, вимагати зміни або знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними, відкликати згоду там, де обробка ґрунтується на згоді, а також захищати свої дані від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення чи пошкодження.

11.3. Суб’єкт має право знати механізм автоматичної обробки персональних даних і на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки, у випадках, передбачених законом. У конкурсних системах Організатора автоматичні операції можуть використовуватися для технічного підрахунку балів, сортування, формування рейтингу або перевірки формальних умов на основі встановлених правил; творчі оцінки надаються експертами, якщо інше прямо не визначено правилами конкретного заходу.

11.4. Для реалізації своїх прав можна надіслати запит на info@kod-natsii.com. Організатор може попросити інформацію, необхідну для належної ідентифікації заявника та запобігання неправомірному розкриттю даних іншій особі.

11.5. Строк вивчення запиту щодо доступу до персональних даних на предмет його задоволення не перевищує десяти робочих днів з дня надходження; запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня надходження, якщо інше не передбачено законом. Доступ суб’єкта до власних персональних даних здійснюється безоплатно у випадках та порядку, передбачених законодавством.

11.6. Суб’єкт має право звертатися зі скаргою щодо обробки своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду та застосовувати інші засоби правового захисту, передбачені законом.

12.1. Сайти Організатора можуть містити посилання або інтеграції зі сторонніми платформами, соціальними мережами, хмарними сховищами, відеохостингами, платіжними сервісами та іншими зовнішніми ресурсами. Після переходу на такий ресурс обробка даних може регулюватися документами відповідного третього суб’єкта.

12.2. Якщо учасник самостійно надає посилання на файл у сторонньому хмарному сховищі, він відповідає за налаштування доступу та усвідомлює, що обробка даних у самому сховищі здійснюється його оператором на власних умовах.

12.3. Сервісні повідомлення, безпосередньо пов’язані з поданою заявкою, участю, результатами, замовленням, оплатою, доставкою, безпекою або змінами умов конкретного заходу, можуть надсилатися без окремої маркетингової підписки, якщо це необхідно для виконання правовідносин або законного інтересу Організатора.

12.4. Інформаційні та промоційні розсилки про майбутні події надсилаються на підставі окремої згоди або іншої належної правової підстави. Особа може відмовитися від таких повідомлень за посиланням у листі, якщо воно передбачене, або звернувшись на адресу Організатора.

13.1. Ця Політика набуває чинності з моменту її оприлюднення на офіційному сайті Організатора та діє до моменту її заміни новою редакцією.

13.2. Організатор може оновлювати Політику у зв’язку зі змінами законодавства, структури сервісів, технологій, заходів або способів обробки персональних даних. Актуальною є редакція, оприлюднена на офіційному сайті із зазначенням дати оновлення.

13.3. Істотні зміни, які суттєво впливають на права суб’єктів або характер обробки, можуть додатково доводитися до відома через сайт, особистий кабінет, електронну пошту чи інший доречний канал.

13.4. Питання щодо цієї Політики, обробки персональних даних, реалізації прав, виправлення або актуалізації відомостей можна надсилати на info@kod-natsii.com або за іншими актуальними контактами Організатора, оприлюдненими на офіційних ресурсах.

13.5. Редакція цієї Політики: 23 серпня 2026 року.